Behov utløste standardisering av efaktura
På 80-tallet ble fakturaer skrevet på papir av datasystemer, lagt i konvolutt og sendt til mottaker som tastet informasjonen inn igjen i eget datasystem. Prosessen krevde mye arbeid, gjeninntastingen ga mange feil. Det var åpenbart at elektronisk utveksling av fakturainformasjon mellom systemer ville skape store effektiviseringsgevinster for handelspartnere Man så at slik utveksling av data ville kunne realiseres med standarder for format og innhold.
Det globale standardiseringsarbeidet ble organisert i regi av FN, og i 1991 så den første versjon av UN/EDIFACT INVOIC dagens lys. Standarden beskriver hvordan fakturainnholdet kan struktureres og skrives med prosesserbare data.
Store firmaer og deres organisasjoner var pådrivere i utviklingen. Philips, IBM, Siemens, EAN, Alcatel, Volvo, Volkswagen, og andre tok standarden i bruk i sine nettverk fra begynnelsen av nittitallet av. Resultatet var at utstedere reduserte utgifter til utskrift, konvoluttering og porto. Fakturamottakere fikk redusert tidsforbruk til inntasting og til feilretting.
Oppsummering 90-tallet: Målet var effektivisering ved elektronisk fakturautveksling; midlet var første generasjon efaktura.
eFaktura og bank
Fakturaer skal betales, og mottak av betaling skal knyttes til fakturaen. Finansnæringen så dette som et interessant forretningsområde og utviklet først løsning for bankenes efaktura for personmarkedet, senere kom så bankenes b2b-efaktura, her ble fakturaens mulige kompatibilitet med banksystemer standardisert og tatt i bruk. I utgangspunktet var dette neste generasjon efaktura som ble tatt i bruk for å realisere ny effektivisering.
I det nye århundret begynte volumet av efakturaer å bidra til en lenge varslet nedgang i brevposten. De første efakturaen var bærer av data fra et salgssystem til et innkjøpssystem, noe som primært var nyttig for store selskaper. Etter hvert ble det modenhet for å la betalingssystemene samspille med handelsløsningene ved hjelp av en nyere versjon av efakturaen, og nå ble den til nytte for mange flere, også for privatpersoner som begynte å behandle dem i nettbanken.
Vi kan oppsummere med at maskinelt grensesnitt mellom faktura- og banksystemer ga nye effektiviseringer, midlet var en ny generasjon efaktura.
Standarden som ble laget for tyve år siden, omfattet elektronisk datautveksling for handelsinformasjon, som ble tatt i bruk først, og så for bankinformasjon, som altså først ble implementert senere; den legger også til rette for enda flere områder, som for regnskap og andre oppfølgingssystemer.
Maskinell behandling av efaktura krever nå ytterligere standardisering av innhold.
En standard beskriver fakturaen som et skjema med et stor antall bokser for funksjonalitet. Innholdet i delen for fakturerte elementer er standardisert grundig, og denne delen forstås greit av uavhengige systemer fordi den er standardisert ned på detaljnivå.
De tidlige utgavene av standarden ble laget i en tid da prosesserings- og overføringskapasitet var sterkt begrensende faktorer. Videre var Internet med muligheter for oppslag og verifikasjon av data utenkelig den gangen. Standardene er derfor senere blitt oppdatert, det er blitt flere utgaver, og de er tilpasset den nyere tids teknologiske kjensgjerninger, selv om kjernen og grunntanken er den samme.
Standarden gir rom for vide muligheter for hva en faktura kan inneholde, deretter gir den føringer for hvordan hvert felt kan gjøres åpent prosesserbart, og det er realiseringen her som har gitt nye modeller eller versjoner ned gjennom tiårene. I dag er det mulig å la programvare styre oppslag i registre hos offentlige tjenester, som Brønnøysundregistrene, hos banker og andre for å kontrollere data i fakturaer. Men prosessering krever utvidet bruk av standardiserte data; der en tidligere klarte seg med data som skulle forstås av mennesker, som firmanavn og adresse, må en nå gi en identifikator som kan brukes videre av datasystemer. Det beste eksempel her er identifikator for avsender og mottaker av en faktura, etter dagens krav.
Tidligere var det nok å angi navn og adresse til fakturaens utsteder og mottaker, det var det programsystemene håndterte. I dag skal deres identitet være gjenstand for videre maskinell behandling, og organisasjonsnummer brukes til kontroller og til korrekt håndtering av avgifter. Det er foreløpig ikke fullt innarbeidet praksis å angi organisasjonsnummer, selv kommuner og kemnerkontorer synder her. Unnlatelsene fører til tidkrevende ekstraarbeid, og selv med Brønnøysundregistrenes oppslagstjenester er det ikke rett frem å finne riktig. En enkel test med oppslag på www.brreg.no etter organisasjonsnumrene til de sentrale aktørene DIFI og Brønnøysundregistrene avslører at disse innarbeidete navnene ikke er registrert som offentlige. Eksemplet indikerer at det her gjenstår mye arbeid før data og system har kvalitet til å understøtte videre maskinell behandling av prosesser knyttet til fakturaer.
efaktura er middel til effektivisering når den inneholder standardiserte data
Det er påpekt at standardisert efaktura har vært middel til effektivisering trinn for trinn gjennom tyve år. Nye utgaver er brukt til å formidle stadig mer standardisert informasjon slik at flere prosesser kan automatiseres.
Utviklingen er ikke kommet i mål, man kan vel se at forbruk av ressurser til utskrift, konvoluttering, frimerker, mottak, åpning av konvolutter og registrering av mottatt faktura er redusert betraktelig. Men de kommende årene vil nok vise obligatorisk bruk av partenes organisasjonsnumre, eventuelt bruk av registrert navn, i efaktura, slik at bokføring og avgiftshåndtering kan automatiseres.
En del fakturaer kommer fra utlandet, og disse skal behandles av tollvesenet, som også krever inn toll, mva og andre avgifter på grunnlag av fakturaen. En grensekryssende efaktura vil altså ha en annen logistikk en en innenlandsk, dessuten vil utenlandske handelspartnere være registrert i andre lands handelsregistre. Disse forholdene påvirker omfanget og behandlingen av datainnholdet i en efaktura, og etter hvert vil datasystemene håndtere også disse like greit som de tar de innenlandske.
Handelspartnernes systemer vil gradvis effektivisere flere prosesser, og nye utgaver av efakturaer med flere prosesserbare standardiserte data vil være midlet for å realisere dette, også fremover.
Sverre Bauck
[email protected]